Zakres usług (niezależnie od wybranego pakietu) pozwala na kompleksową obsługę od momentu rozpoczęcia pracy nad wnioskiem do momentu wypłaty ostatniej złotówki w ramach rozliczenia dofinansowania.
Podkreślić należy, iż ze zdecydowaną większością Klientów współpraca trwa nawet po wypłacie ostatniej złotówki – bo nawet po wypłacie pełnego dofinansowania w tzw. okresie trwałości (3 lata od wypłaty ostatniej złotówki) należy złożyć sprawozdania odnoszące się do wskaźników projektu czy wziąć udział w kontroli w trakcie trwania okresu trwałości.
Ze względu na specyfikę pracy stosujemy szereg rozwiązań minimalizujących ryzyko błędu:
- Każdorazowo każdy Klient posiada dwie osoby z CCG do kontaktu i konsultacji. Pozwala to na sprawną komunikację w przypadku, gdy jedna z osób jest np. na urlopie
- Zapytania ofertowe na etapie ich przygotowywania są sprawdzane przez tzw. 2 pary oczu. Pozwala na to zmniejszenie ryzyka pomyłki czy błędów
- Otrzymane oferty na maszyny czy urządzenia również są analizowane przez 2 pary oczu. Jest to szczególnie pomocne w przypadku złożonych zapytań ofertowych i wielostronicowych ofert z szeregiem parametrów technicznych
W procesie obsługi wykorzystujemy również oprogramowanie, które usprawnia pracę:
- Kluczowe dokumenty dla Klientów są udostępniane w chmurze (Dropbox), gdzie na bieżąco Klient ma dostęp do wszystkich kluczowych dokumentów – od wniosku o dofinansowanie po wnioski o płatność
- Postępy w zakresie realizacji projektu można na bieżąco weryfikować za pomocą weryfikacji stopnia osiągania kamieni milowych za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami (Asana), do którego dostęp ma również Klient
- Bieżąco komunikacja w zespole projektowym odbywa się nie tylko za pomocą e-maila czy telefonu, ale również tworzona jest każdorazowo grupa na komunikatorze (WhatsApp) celem usprawnienia przepływu komunikacji
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI – na każdym etapie realizacji usługi
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Dostęp do wszystkich opracowywanych dokumentów w dedykowanej chmurze (Dropbox)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
2. Informacja bieżąca o dokonanych postępach na etapie opracowania projektu (m.in. kamienie milowe, etapy cząstkowe) –oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami (Asana)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
3. Informacja bieżąca w zakresie postępów na etapie realizacji i rozliczenia projektu (w tym kamienie milowe i etapy cząstkowe) –oprogramowanie wspomagającego zarządzanie projektami (Asana)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
4. Komunikacja bieżąca z całym zespołem projektowym za pomocą komunikatora internetowego (WHATSAPP)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
I. PRZYGOTOWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Kompleksowe opracowanie wniosku o dofinansowanie
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
2. Opracowywanie dodatkowych załączników do wniosku
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
3. Opracowanie prognoz finansowych i tabel finansowych do wniosku
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
4. Poczynienie ustaleń w zakresie projektu z instytucją odpowiedzialną za zewnętrzne finansowanie projektu (bank, leasing)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
5. Weryfikacja opisów dotyczących produktów, technologii, innowacji
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
6. Złożenie wniosku
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
7. Dokonywanie uzupełnień formalnych
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
8. Dokonywanie uzupełnień merytorycznych
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
9. Udział w Panelu Ekspertów (jeśli dotyczy)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
II. PRZYGOTOWANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Wypełnienie standardowych formularzy związanych z umową o dofinansowanie
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
2. Weryfikacja prawidłowości wniesionego zabezpieczenia (weksel in blanco) i konsultacje w tym zakresie
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
3. Wypełnianie oświadczenia w zakresie statusu MSP (gdzie należy wykazać wszystkie powiązane podmioty) – do 3 firm powiązanych
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
4. Wypełnianie oświadczenia w zakresie statusu MSP (gdzie należy wykazać wszystkie powiązane podmioty) – do 6 firm powiązanych
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
5. Wypełnianie oświadczenia w zakresie statusu MSP (gdzie należy wykazać wszystkie powiązane podmioty) – bez limitu firm
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
6. Złożenie załączników do umowy o dofinansowanie związanych ze zgodnością projektu z ochotną środowiska – materiały opracowane przez Klienta
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
7. Opracowanie przez CCG i złożenie załączników do umowy o dofinansowanie związanych ze zgodnością projektu z ochotną środowiska (nie dotyczy przedsięwzięć budowlanych i przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko np. lakiernie)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
8. Opracowanie przez CCG i złożenie załączników do umowy o dofinansowanie związanych ze zgodnością projektu z ochotną środowiska (w tym przedsięwzięć budowlanych i przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko np. lakiernie) – w oparciu o materiały eksperckie dostarczone przez Klienta
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
9. Weryfikacja zgodności projektu budowlanego z założeniami projektu o dofinansowanie
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
III. REALIZACJA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Przygotowywanie tabel finansowych dla instytucji finansujących w zakresie zewnętrznego finansowania projektu – zmiany parametrów w zakresie już przyznanego dofinansowania
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
2. Weryfikacja przedłożonych dokumentów w zakresie zewnętrznego finansowania (dotyczy tzw. umowy warunkowej, gdzie warunkiem jest przedstawienie umowy o finansowanie zewnętrzne)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
3. Przygotowanie tabel finansowych dotyczących projektu i związanych ze zmianą instytucji finansowej bądź zaciągnięcie wcześniej nie planowanego kredytu/pożyczki
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
4. Ilość składanych wniosków o płatność – maksymalnie 3
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
5. Ilość składanych wniosków o płatność – maksymalnie 5
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
6. Ilość składanych wniosków o płatność – bez limitu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
7. Ilość przygotowywanych zapytań ofertowych na ten sam zakresu wniosku o dofinansowanie – maksymalnie 2 zapytania ofertowego (zapytania na tą samą maszynę lub te same prace budowlane)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
8. Zakres czynności w zakresie zapytań ofertowych
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
9. Ilość przygotowywanych zapytań ofertowych na ten sam zakresu wniosku o dofinansowanie – maksymalnie 3 zapytania ofertowego (zapytania na tą samą maszynę lub te same prace budowlane)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
10. Ilość przygotowywanych zapytań ofertowych na ten sam zakresu wniosku o dofinansowanie – bez limitu zapytań ofertowych (zapytania na tą samą maszynę lub te same prace budowlane)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
11. CCG nie jest obecne w procesie otwarcia ofert, przygotowuje jedynie odpowiednie tabele
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
12. Obecność podczas procesu otwarcia ofert u Klienta w obecności Oferentów – maksymalnie 1 raz w trakcie realizacji projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
13. Obecność podczas procesu otwarcia ofert u Klienta w obecności Oferentów – maksymalnie 2 razy w trakcie realizacji projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
14. Ilość pytań, na które odpowiadamy w zakresie danego zapytania ofertowego – do 10 pytań
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
15. Ilość pytań, na które odpowiadamy w zakresie danego zapytania ofertowego – do 25 zapytań
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
16. Ilość pytań, na które odpowiadamy w zakresie danego zapytania ofertowego – bez limitu zapytań
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
17. Brak udziału CCG w spotkaniach z potencjalnymi Oferentami
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
18. Udział w spotkaniach z potencjalnymi Oferentami – maksymalnie 2 spotkania
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
19. Udział w spotkaniach z potencjalnymi Oferentami – maksymalnie 5 spotkań
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
20. Komunikacja z Oferentami w zakresie zmian/korekt przedłożonych dokumentów
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
21. Przygotowanie wzorów oznaczeń zgodnych z wymogami Instytucji Pośredniczącej (zachowanie wymagań dotyczących m. in. Zastosowania logotypów, obszarów ochronnych, wymiarów i proporcji oraz pozostałych oznaczeń).
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
22. Przesłanie zasad, instrukcji i zaleceń dot. właściwego oznaczania projektu (maszyny, budynki, dokumentacja)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
23. Analiza dokumentów związanych z realizowanym procesem zakupowym (faktury, protokoły, umowy) i wskazanie ewentualnych korekt w tym zakresie
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
24. Ilość dokonywanych w ramach projektu zmian we wniosku (pisma do Instytucji Pośredniczącej i korekty wniosku lub załączników) – maksymalnie 1
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
25. Weryfikacja zgodności materiałów w zakresie doradztwa z zapisami projektu (dotyczy projektów z komponentem doradczym)
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
26. Ilość dokonywanych w ramach projektu zmian we wniosku (pisma do Instytucji Pośredniczącej i korekty wniosku lub załączników) – maksymalnie 1
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
27. Ilość dokonywanych w ramach projektu zmian we wniosku (pisma do Instytucji Pośredniczącej i korekty wniosku lub załączników) – maksymalnie 3
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
28. Ilość dokonywanych w ramach projektu zmian we wniosku (pisma do Instytucji Pośredniczącej i korekty wniosku lub załączników) – bez limitu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
29. Rozliczanie we wniosku płatności zaliczkowych
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
30. Monitorowanie i wywieranie presji na Instytucji Pośredniczącej i opiekunie projektu w zakresie jak najszybszej realizacji płatności
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
31. Przygotowanie wyjaśnień związanych z realizacją projektu do Instytucji Zewnętrznych (Urzędy Skarbowe, Urzędy Kontroli Skarbowej, sądy, prokuratura, Policja, Urzędy Skarbowe itp.) w okresie realizacji
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
32. Bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczą i bieżące wyjaśnianie wszelkich niejasności
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
33. Przekazanie Klientowi wszystkich dokumentów w formie papierowej
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
34. Zamknięcie projektu – przesłanie pendrive z wersjami elektronicznymi wszystkich dokumentów dotyczących projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
35. Konsultacje z działami księgowymi w zakresie ewidencjonowania zakupów w ramach projektu czy przychodów uzyskiwanych w wyniku realizacji projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
IV. KONTROLA PROJEKTU
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Audyt dokumentacji projektowej przed kontrolą
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
2. Przygotowywanie dokumentów wymaganych przez Zespół kontrolujący
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
-
3. Osobisty udział w kontroli przedstawicieli CCG na miejscu u Klienta
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
4. Dokonywanie wyjaśnień ustnych i pisemnych w zakresie kontroli
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
V. OKRES TRWAŁOŚCI (3 lata od wypłaty ostatniej złotówki)
Pakiet podstawowy
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
1. Przygotowanie wyjaśnień związanych z realizacją projektu do Instytucji Zewnętrznych (Urzędy Skarbowe, Urzędy Kontroli Skarbowej, sądy, prokuratura, Policja, Urzędy Skarbowe, nadzór budowlany itp.) po upływie okresu realizacji projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
2. Przesyłanie do Klienta dokumentów dotyczących projektu
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
3. Przygotowanie sprawozdań okresowych dot. poziomu osiągnięcia wskaźników
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
4. Przygotowywanie wyjaśnień dot. nie osiągnięcia wskaźników
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
5. Przygotowywanie dokumentów do kontroli w okresie trwałości
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
Pakiet kompleksowy
6. Przygotowywanie wyjaśnień dot. kontroli w okresie trwałości
Pakiet podstawowy
-
Pakiet rozszerzony
-
Pakiet kompleksowy
+48 660 778 116
ccg@ccg.org.pl
